PRAKTEK PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI

Praktek pengadaan perbekalan farmasi sangat beragam pada setiap Negara. Bagaimanapun, selama hampir dua dekade terakhir, berdasarkan pengalaman dari pabrik-pabrik besar farmasi milik pemerintah di sejumlah negara telah menyarankan prinsip-prinsip dibawah ini :


1. Pengadaan berdasarkan nama generik (International Nonproprietary Name)
pengadaan dengan nama generik telah menjadi standar untuk pembelian obat-obatan yang tersedia dipabrik obat. Penyalur obat paten boleh melakukan persaingan, namun penawaran harus dengan nama generik. Penyalur-penyalur obat tersebut akan menawarkan harga yang lebih rendah dibandingkan dengan pihak pesaing untuk dapat menjaga sektor pemasaran.

2. Pengadaan terbatas untuk daftar obat esensial atau daftar formularium
Pada dasarnya, tidak ada program kesehatan yang dapat membeli semua obat yang tersedia dipasaran. Pembatasan daftar obat dan formularium akan mempermudah aktivitas pengelolaan persediaan dan mengurangi biaya yang tidak perlu seperti bahan penyimpanan.

3. Pengadaan dalam jumlah besar
Volume pengadaan yang besar dengan harga-harga yang menguntungkan dan berdasarkan nama kontrak akan lebih dipilih oleh instalasi. Suatu kontrak yang diserahkan kepada penyalur tunggal tidak berarti bahwa seluruh volume harus didistribusikan dalam suatu periode waktu. Pengiriman dan proses distribusi dapat dibagi dalam beberapa kelompok sepanjang kontrak berjalan dan selama kontrak tertentu.

4. Kualifikasi dan pemantauan penyalur formal
Semua penyalur seharusnya dikualifikasikan melalui proses yang terhubungkan dengan kualitas produk, kepercayaan pelayanan dan ketahanan keuangan. Proses evaluasi penyalur baru dapat meliputi registrasi formal, cek referensi dengan langganan terdahulu dan agen-agen, tes pembelian dalam jumlah kecil dan gabungan informasi informal lokal. Hal yang harus dilakukan adalah dengan menghilangkan penyalur yang tidak memenuhi persyaratan dari proses penawaran, dimana evaluasi penyalur dilakukan setelah penawaran diterima. Negara-negara yang tidak mempunyai laboratorium percobaan pengawasan kualitas yang fungsional harus melaksanakan usaha-usaha dalam memeriksa referensi penyalur dan seharusnya membeli dari penyalur yang diketahui menyediakan produk-produk berkualitas.
Agen-agen pengadaan yang sukses menjamin penyalur yang baik melalui sistem pengawasan formal dimana kepatuhan terhadap masa kontrak harga harus dipantau, demikian halnya dengan jadwal pengiriman terbagi, mempertahankan waktu kadaluarsa, kepatuhan dengan instruksi kemasan dan label., serta kepatuhan dalam waktu kontrak. Dokumen untuk setiap pemasok harus dilengkapi dengan kertas registrasi copy, referensi, kritik dari koresponden khusus dan informasi anekdot lainnya. Sistem informasi seharusnya dapat melacak nomor dan jumlah dari kontrak dan total pengadaan dari penyalur setiap tahunnya.
Program pengadaan dengan penawaran-penawaran terbatas seharusnya menggunakan usaha-usaha khusus dalam mencari potensi penyalur-penyalur baru untuk mempertahankan tekanan kompetitif pada penyalur terpilih.

5. Pengadaan kompetitif
Kompetisi penyalur adalah kunci untuk memperoleh harga yang diinginkan. Oleh karena itu, perlu digunakan semacam program tawar-menawar yang kompetitif, bila terdapat penyaluryang multiple untuk barang yang diinginkan.

6. Komitmen sumber tunggal (distributor utama)
Se,ua sistem pengadaan obat-obatan untuk konsumen merupakan suatu program pembelian perkelompok. Jika anggota kelompok bebas membuat perjanjian terpisah dengan penyalur lain maka penyalur-penyalur yang berpatisipasi dalam tender hanya memiliki sedikit dorongan untuk menawarkan diskon terbaik. Distributor utama harus dimonitor dan dilaksanakan dengan baik karena penyalur dapat menawarkan harga rendah untuk jangka pendek dalam usaha mematahkan lingkaran kelompok pengadaan yang telah terbentuk.

7. Kuantitas pesanan berdasarkan perkiraan kebutuhan kini yang terpercaya
Perkiraan yang tepat akan kebutuhan obat diperlukan untuk menghindari kekurangan dalam stok obat tertentu ataupun jumlah yang berlebih dari obat tertentu. Pihak penyalur obat seringkali bersaing dalam hal kontrak persediaan obat dalam jumlah yang sudah diperkirakan. Hal itu dilakukan bila pihak penyalur mempercayai jumlah yang disediakan tepat.
Cara paling tepat untuk mengetahui jumlah kebutuhan produk farmasi dimulai dengan menganalisis data konsumsi terakhir yang akurat dari semua unit yang disediakan. Data-data ini bersifat sementara karena adanya perubahan dalam tingkat morbiditas, faktor musiman, tingkat pelayanan, jumlah resep, dan kunjungan pasien. Namun, dibanyak negara, data konsumsi seperti ini seringkali tidak lengkap dan tidak juga mencerminkan kebutuhan yang sebenarnya karena jalur persediaan tidak pernah penuh. Dalam banyak kasus, tingkat morbiditas dan tehnik konsumsi yang teratur mungkin diperlukan untuk mengetahui jumlah pengadaan.
Bantuan teknis yang ahli dalam kuantitasi sangat berguna dalam tahap awal rencana pengadaan. Dalam hal ini teknisi tersebut dibantu oleh petugas lokal untuk memperoleh pengertian tentang metodologi yang sesuai.
Apabila keuangan tidak cukup memadai untuk membeli semua obat yang diperlukan sesuai perkiraan, saangat penting untuk mengurangi daftar berdasarkan sumber sistem kesehatan. Ada 3 hal penting yang dapat dijadikan prioritas, yaitu :
a. Analisis VEN (Vital, Esensial, Non-esensial)
Analisis ini membagi obat menjadi 2 atau 3 kategori berdasarkan seberapa penting obat tersebut digunakan untuk perawatan penyakit yang sering dijumpai. Prioritas utama adalah obat-obat vital
b. Analisis kategori terapetik
Analisis ini berdasarkan efektifitas harga, cost benefit, dan atau cara meminimalkan harga untuk membantu pemilihan obat terbaik yang dapat mengobati penyakit-penyakit umum.
c. Analisis ABC
Analisis ini dilakukan dengan cara mengumpulkan dengan acara mengumpulkan data pengadaan terkini ataupun yang telah dirancang untuk menentukan pengeluaran uang yang sebaiknya dilakukan. Selain itu juga berguna bagi para manager untuk mengutamakan mula-mula pada jenis barang dengan harga tinggi ketika ada pertimbangan untuk mengurangi biaya pengadaan.

8. Manajemen dengan pembayaran terpercaya dan manajemen keuangan yang baik
Pembayaran yang cepat dan terpercaya dapat memberi pengaruh yang sangat besar dalam menurunkan harga sebagai diskon pembelian dalam jumlah besar sehingga berefek positif dalam mengurangi harga maupun kehabisan persediaan.

9. Prosedur yang transparan dan tertulis
Kejujuran merupakan suatu daya tarik bagi penyalur sehingga mereka cenderung akan memberikan harga terbaik bagi kita. Keadaan ini dapat diperoleh dengan mempertahankan transparansi prosedur penawaran, termasuk di dalamnya penulisan prosedur penawaran yang ditulis secara formal dengan menyebutkan kriteria yang diinginkan secara eksplisit.

10. Pemisahan fungsi-fungsi pokok
Secara umum, kunci dasar tersebut harus ditangani oleh individu, unit, komite atau subcomité yang berbeda. Fungís tersebut antara lain :
a. Pemilihan obat
b. Penentuan jumlah kebutuhan obat
c. Persiapan spesifik produk
d. Persetujuan penyalur
e. Penyesuaian dan penyerahan penewaran
Tanpa pemisahan funsi kunci, proses pengadaan akan lebih mudah untuk dipengaruhi kebutuhan atau kepentingan individual tertentu. Penyalur atau personil pngadaan dapat memodifikasi pemilihan obat, memanipulasi pesanan untuk meningkatkan jumlah obat tertentu, mempengaruhi keputusan penyalur, dan memanipulasi hasil akhir penawaran.

11. Program jaminan mutu produk
Rekanan pengadaan yang efektif harus menjamin obat yang dibeli dan didistribusikan memiliki koalitas tinggi berdasarkan estándar internasional. Ada 4 hal yang harus dilakukan dalam mendapatkan jaminan mutu yang efektif, yaitu :
a. Memilh penyalur yang dapat dipercaya untuk obat-obatan yang berkualitas
b. Mengunakan mekanisme yang berlaku, seperti sertifikasi WHO
c. Melaporkan masalah-masalah produk dan melakukan pengawasan setelah statu produk di pasarkan
d. Melakukan pengujian terhadap jumlah mutu yang ditergetkan ketika memasukan pengadaan obat dengan nama generik maupun penyalur baru yang memiiki produk yang tidak umum di statu Negara, rencana pengadaan terutama harus berhati-hati terhadap hasil mutu produk.

12. Audit tahunan dan pengumuman hasil
Setiap tahun, unit pengadaan harus melakukan suatu pemerikasaan yang merupakan pengujian dan pembuktian dari laporan dan catatan yang dibuat dalam suatu prosedur pemeriksaan. Pemeriksaan internal (internal audit) dilakukan oleh pemeriksa dari pemerintah dan atau organisasi. Sedangkan pemeriksaan eksternal (external audit) dilakukan oleh pemeriksaan dari luar organisasi, biasanya oleh pemeriksaan yang lebih dapat dipercaya meskipun proses yang dilakukan pada dasarnya sama.
Pemeriksaan eksternal atau pemeriksaan yang sesuai undang-undang (statuari audit) setiap tahun dilakukan oleh auditor yang terdaftar. Pemeriksaan ini harus disertai pengujian untuk memastikan bahwa aset organisasi terjaga dan dapat dipertanggungjawabkan oleh sistem pengendalian pengendalian internal serta prosedur dapat digunakan untuk menghitung pendapatan dan pengeluaran organisasi. Selain itu organisasi harus menuruti konstitusi, peraturan, regulasi dan manajemen. Termasuk juga menuruti prosedur pengadaan, ketepatan waktu pembayaran dan pengendalian stock (simpanan).
Perencanaan dan pengadaan perbekalan farmasi dilakukan dengan memeriksa persediaan barang, biasanya dilakukan 5 hari sebelum akhir bulan. Perencanaan dibuat berdasarkan data pemakaian perbekalan farmasi pada periode sebelumnya serta sisa stock di gudang farmasi. Perencanaan tersebut dibuat berdasarkan formularium rumah sakit. Selanjutnya bendahara material yang bertugas sebagai kepala gudang farmasi akan membuat formulir rencana pengadaan barang farmasi per PBF. Formulir ini akan ditandatangani oleh bendahara material lalu diajukan ke Direktur Penunjang Medik RS dan Direktur Utama. Formulir yang telah disetujui dikirim ke bagian pengadaan dan dibuatkan surat pesanan (SP). SP dibuat 4 rangkap yang telah ditandatangani oleh bendahara material dan manajer IFRS, baru setelahnya dikirim ke PBF. Barang pesana biasanya dari PBF dan menjadi tanggung jawab tim penerima barang. Tim ini akan memeriksa kesesuaian barang yang diterima dari PBF dengan surat pesanan, keadaan fisik barang, jumlah dan tanggal kadaluarsa (biasanya minimal 2 tahun).

13. Laboran pengadaan secara periodik
Pengenalan indikator estándar untuk kegiatan monitoring dan implementasi program telah berkembang secara significan dalam manajemen obat, indikator setándar menggunakan daftar estándar yang terdiridari 10 hingga 20 obat yang disebut indicator drugs atau trace drugs atau market basket of drugs. Bagian pengadaan harus melaporkan indikator kunci dalam kegiatan pengadaan secara teratur setiap bulannya. Indikator seperti rata-rata lamanya pengantaran oleh penyalur, presentase jumlah obat penting yang ada dalam stock harus dapat digunakan untuk menilai kegiatan yang berkesinambungan. Indikator-indikator ini dapat di sesuaikan dengan misi pe;layanan obat, organisasi non-pemerintah, dan bahkan instituís kesehatan pribadi yang berusaha mengendalikan biaya obat.